Microsoft Office является одним из самых популярных пакетов офисных инструментов во всем мире. Он применяется в большом и малом бизнесе, существуют модификации для домашнего использования и студентов. Microsoft Office доступен пользователям ПК и Mac. При всей распространенности пакета программ большинство людей не использует всего потенциала, заложенного в мощнейший офисный инструмент. Мы дадим вам несколько ценных советов, которые могут помочь лучше разобраться с расширенным функционалом Microsoft Word.
1. Как видеть все символы
Когда вы ставите пробел, а после нажимаете кнопку «Enter», вы не видите, какое расстояние вы отступили, а также прочих невидимых символов. Если вы хотите избавиться от них, для начала их следует обнаружить. Для этого следует кликнуть по кнопке «Office» в левом верхнем углу экрана и перейти в меню «Параметры Word», где следует в пункте «Экран» активировать опцию под названием «Показывать все знаки форматирования».
2. Как настраивать параметры абзацев
В Microsoft Word предусмотрено множество возможностей для управления расположением абзацев. Вы можете сделать отступ только для первой строки, выделив нужную часть текста, и на горизонтальной линейке при помощи иконки, обозначающей «Отступ первой строки», выставить необходимое значение. Существует и альтернативный вариант: нажатие правой клавишей мышки по выбранному абзацу и в соответствующем подпункте установка конкретного значения отступа. Знак параграфа, использующийся в предыдущем пункте, который можно заметить, активировав функцию показа знаков форматирования, содержит информацию о форматировании в рамках одного абзаца. Поэтому при копировании фрагмента вместе с соответствующим символом сохранятся и все настройки средств для изменения текста. Соответственно, без знаков форматирования абзац останется неформатированным.
3. Как настраивать разделы
Используя различные варианты разрыва страницы, вы сможете лучше организовать ваш документ. Доступ к этой возможности можно получить в разделе «Разметка страницы». Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерации строк, числа столбцов или колонтитулов. При отделении фрагментов друг от друга с помощью разделов можно устанавливать независимые настройки форматирования в каждом из них, что поможет лучше организовать структуру текста и выбрать подходящие опции для каждой части.
4. Как применять стили
Значение этой функции незаслуженно приуменьшено. Как следствие, она не очень широко распространена среди пользователей. Тем не менее, стили являются полезным инструментом для создания шаблонов, которые можно использовать для различных документов. Если вы часто оставляете заметки, вы можете создать для них специальный стиль. Чтобы просмотреть существующие варианты, следует в разделе «Главная» обратиться к пункту «Изменить стили». В нем представлен набор самых распространенных разновидностей, а также возможность создать свой собственный на основе предпочтений форматирования для различных частей текста. Использование стилей поможет сэкономить время при работе с однотипными фрагментами.
5. Как настроить параметры вставки
Группа этих опций поможет избежать вставки лишних объектов в документ. Для получения доступа к ним следует кликнуть по кнопке «Office» в левом верхнем углу экрана и перейти в меню «Параметры Word», в подменю «Дополнительно», где один из пунктов носит название «Вырезание, копирование и вставка». Функции, представленные здесь, помогут отключить использование гиперссылок при вставке, установить порядок взаимодействия скопированного текста с графическими объектами и прочие настройки форматирования, которые помогут сэкономить время и облегчить использование офисных документов.
6. Как воспользоваться профессиональным форматированием
Данная возможность включена в функционал Microsoft Word. Она реализуется фактически в выравнивании левого и правого краев документа. Программа достигает этого изменением расстояний между словами в каждой строке и в последующей перестройке. Доступ к этой опции также можно найти в дополнительных «Параметрах Word».
7. Как скрыть интерфейс панели инструментов
Интерфейс ленты, содержащий все основные настройки из основных разделов Microsoft Word, может показаться некоторым пользователям лишним, например, в тех случаях, когда они нуждаются в максимально объемном свободном пространстве, чтобы оценить целостную картину документа. В открытом файле Word справиться со скрытием панели поможет сочетание клавиш «CTRL+F1». Оно же вернет ленту на прежнее место.
8. Как очистить форматирование текста
Иногда пользователю приходится избавиться от всех настроек и изменений стилей текста. Применение нескольких типов форматирования в различных фрагментах текста может негативно сказаться на финальной картине. Чтобы не дезорганизовать структуру документа, достаточно выделить нужный кусок и применить к нему функционал кнопки «Очистить формат», находящейся в разделе «Главная» рядом с настройками шрифта.
9. Как вырезать сразу несколько слов
Эта функция не находит частого применения в обиходе. Именно поэтому она зачастую неизвестна пользователям. Сочетание клавиш «CTRL+F3» позволяет вырезать сразу несколько групп символов по отдельности из различных фрагментов текста. После при нажатии «CTRL+Shift+F3» они появятся на экране вместе. Данная опция позволяет вырезать из документа необходимые фрагменты.
Применение всех этих трюков и небольшая практика помогут вам обрести преимущество в работе с офисными документами, например, перед коллегами. Знание этих функций позволит всегда отличить отформатированный вами текст от созданного другим человеком с непрофессиональным подходом.